会议记录档案管理规定

一、会议记录档案的范围

会议记录档案是指会议中所涉及的所有人员发言、讨论、表决等活动的文字记录，以及会议过程中产生的所有文件、资料等。这些记录和文件是会议的重要组成部分，也是后续开展工作的基础。因此，必须对会议记录档案进行全面、系统、规范的收集、整理、利用和保管。

二、会议记录档案的收集

1. 指定专人负责会议记录档案的收集。在会议开始前，应当制定详细的收集计划，明确收集重点和范围，确保收集的档案能够全面反映会议情况。

2. 对会议中的各类记录进行分类整理。包括主持人发言、与会人员发言、会议决议等，按照不同类别进行整理，确保档案的条理性和系统性。

3. 收集过程中要注意档案的完整性。不仅要收集会议正式发言的记录，还要收集与会人员的讨论内容、表决结果等细节信息，确保档案的全面性。

4. 对收集的档案进行初步整理。对收集到的档案进行初步分类、编目，以便后续更好地利用和管理。

三、会议记录档案的整理

1. 对收集的会议记录档案进行分类、编目和编号。分类要科学、编目要规范、编号要唯一，以便后续查找和使用。

2. 对会议记录档案进行必要的编辑和整理。对一些笔误或模糊不清的记录进行修正或补充，确保档案的准确性和完整性。

3. 对整理好的会议记录档案进行装订和装盒。装订要规范、装盒要合理，以便后续保管和利用。

4. 对装订好的会议记录档案进行归档。归档要分类明确、存放有序，以便后续查找和使用。

四、会议记录档案的利用

1. 对会议记录档案进行科学管理。建立完善的档案管理系统，实现信息化管理，提高查找和利用效率。

2. 对会议记录档案进行合理利用。在遵守国家法律法规的前提下，积极开展会议记录档案的利用工作，为后续工作提供支持和参考。

3. 对会议记录档案进行保密管理。对涉密档案要建立严格的查阅制度，确保不泄露国家机密或侵犯他人权益。

4. 对利用会议记录档案的人员进行规范管理。建立借阅制度，规定借阅期限和借阅权限，确保档案的安全性和完整性。

五、会议记录档案的销毁

1. 对无需保存的会议记录档案进行定期销毁。销毁工作应当由专人负责，并经过相关部门审批。

2. 对销毁的会议记录档案进行登记和检查。对销毁的档案进行登记，并经过严格检查，确保销毁工作符合规定要求。

3. 采用安全可靠的方式进行会议记录档案的销毁。不得将档案随意丢弃或出售给无关人员，以免造成泄露风险。